Erfolgsfaktor Requirement Engineering für Go-To-Market-Prozesse

Die Realisierung der oben genannten Projekte mit verschiedenen Beteiligten und Anspruchsgruppen sind von Natur aus komplex und beinhalten oft auch Veränderungsprozesse. Unterschiedliche Bedürfnisse sind zu berücksichtigen, Prioritäten zu managen und Meilensteine einzuhalten. Umso wichtiger ist es, dass das Projekt und die einzelnen Elemente wie Anforderungen, Herausforderungen und Planungsschritte definiert sind. In diesem Beitrag erläutern wir, wie Organisationen die relevanten Stakeholder (Anspruchsgruppen) identifizieren und gemeinsam mit ihnen Anforderungen festlegen, die dem Projekt Struktur und Prioritäten geben.

Vorgehen beim Requirement Engineering

Vorbereitung
Damit digitale Projekte gelingen, braucht es zuerst eine für alle verständliche Ausgangslage. Dazu gehören die Formulierung von Zielen, eine grobe Planung des Prozesses und die Erhebung relevanter Rahmenbedingungen und Anforderungen der Auftraggeber z.B. Geschäftsleitung. Weiter ist es wichtig, dass die relevanten Anspruchsgruppen identifiziert werden. Ohne die Anspruchsgruppen ist das Requirements Engineering zwar möglich - jedoch stark von einer Innenperspektive geprägt, was dazu führen kann, dass das Ergebnis kaum akzeptiert und genutzt wird.

Erhebung
Zur Erhebung der Anforderungen sind die Anspruchsgruppen zentral. Sie verfügen über spezifisches Wissen und kennen interne Bedürfnisse. Dabei gibt es verschiedene Vorgehensweisen, wie diese Informationen ins Projekt einfliessen können. Zum einen können mittels Workshop Bedürfnisse gemeinsam erfasst und strukturiert werden. Zum anderen können aber auch Interviews mit internen und externen Anspruchsgruppen sowie mit Kunden helfen, mehr über die Bedürfnisse zu erfahren. Die Auswahl und Kombination von Stakeholder wird auch durch das Projekt definiert: Ein digitales Produkte mit vielen Touchpoints sollte tendenziell mehr externe Anspruchsgruppen einbeziehen, während z.B. interne Projekte häufig ausreichend durch den Einbezug von Mitarbeitenden abgedeckt werden können.

Strukturierung
Die Strukturierung kann nun mit User Stories oder aber auch mit einem Excel erfolgen. Dies hängt ganz davon ab, welche Vorkenntnisse vorhanden sind oder welche Vorgehensweise einem eher behagt oder für das Projekt sinnvoll ist. So oder so ist wichtig, dass die formulierten Bedürfnisse, Informationen und Anforderungen nun explorativ erkundet werden. Wir tun dies jeweils mit farblichen Markierungen (siehe Bild oben). Die Hauptaufgabe ist dann die Übersetzung der genannten Punkte in funktionale und nicht funktionale Anforderungen. Funktionale Anforderungen beschreiben was erfüllt werden muss während nicht funktionale Anforderungen das Wie beschreiben. Zudem sollten die Anforderungen auch priorisiert werden. Wir arbeiten hier mit der Einteilung nach Basis (zwingend), Leistung (verhandelbar) und Begeisterung (optional). Diese Priorisierung ist wichtig, um das Lieferergebnis zu definieren oder auch um Kostentreiber zu erkennen. Die Formulierung von Requirements sollte am Ende hinsichtlich Flughöhe und Schreibweise konsistent sein.

Take away:

Die Vollständigkeit der Anforderungen ist essentiell - ansonsten läuft man Gefahr, dass man Kostentreiber oder Herausforderung nicht erkennt und somit von falschen Annahmen ausgeht.

Projektplanung
Sind die Anforderungen vom Auftraggeber angenommen, alle Verhandlungen geführt und externe Partner evaluiert, kann eine detaillierte Projektplanung in Angriff genommen werden. Natürlich eignet sich hier eine agile Vorgehensweise zum Beispiel mit einem Kanban Board. Anforderungen welche z.B. nicht in einer ersten Projektphase realisiert werden, können in einem Backlog abgebildet werden. So gehen die Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder nicht verloren und stehen im Optimierungsprozess weiterhin zur Verfügung. Zentral ist, dass das Projektteam oder die Projektleitung die Anforderungen immer wieder konsultiert, damit sichergestellt wird, dass die Bedürfnisse letztendlich ihren Weg in das digitale Projekt finden und dementsprechend für die Anspruchsgruppen einen Nutzen entsteht.

Vorteile von Requirements Engineering

Die Voraussetzung für Requirements Engineering bei der Einführung von Technologien oder der Entwicklung digitaler Produkte ist Wertschätzung. Organisationen, die ihre Anspruchsgruppen nicht wertschätzen, benötigen keine Erhebung und Integration deren Anforderungen. Wenn Organisationen aber eine allgemeine Verbesserung der Nutzung, des Erlebnisses oder der Beziehungen durch Technologien ermöglichen wollen, sind die Vorteile spürbar:

• Wer die Anforderungen kennt, kann etwas erschaffen, das genutzt wird
• Wer die Anforderungen kennt, kann eine Prognose machen (Kosten / Zeit etc.)
• Wer die Anforderungen kennt, hat ein Big Picture und erkennt z.B. Kostentreiber
• Wer die Anforderungen kennt, spricht vom Gleichen z.B. Ergebnis

Die Herausforderungen liegen in der Strukturierung und in der Überführung der Anforderungen in die Projektumsetzung. Die Strukturierung sollte konsistent und verständlich sein. Daraus ergeben sich meisten zwei bis drei Iterationen, bis sie abgeschlossen ist. Zudem sollten die Anforderungen beim Übergang in die Projektrealisierung sichtbar gemacht und häufig referenziert werden. Zum Beispiel in einem Projektmanagement Tool oder zur regelmässigen Besprechung im Projektteam. Was vermieden werden soll, ist, dass die Anforderungen quasi verloren gehen und somit auch die Bedürfnisse der Anspruchsgruppen.

Bei welchen Herausforderungen hilft Requirements Engineering

Wie erwähnt, wenden wir Requirement Engineering als Ganzes oder in einzelnen Schritten in vielen Kundenprojekten an. Insbesondere die Erhebung von Bedürfnissen durch Interviews bringt mit mässigem Aufwand viel Erkenntnisse (Beitrag von Manuela Bruderer), welche oft unterschätzt werden, weil man davon ausgeht, dass man weiss, was die anderen wollen. Grundsätzlich können mittels Anforderungen folgende Herausforderungen gelöst werden:

• Entwicklung neuer digitalen Lösungen und Produkte
• Evaluationsverfahren für Partner, Technologien usw.
• Optimierung bestehender Lösungen (Went-To-Market)

Aber auch bei weiteren oder kleineren Projekten kann es sinnvoll sein, eine strukturierte und priorisierte Übersicht von Funktionen, Prozessen oder ähnlichem zu schaffen. Denn ohne diese Klarheit bleiben Kostentreiber, Herausforderungen und Bedürfnisse auf der Strecke. Was aus Erfahrung zu mehr Verschleiss von Ressourcen und ebenso zu weniger Nutzung des Ergebnisses führen kann.